El primer latido, la hoja de ruta de la ingeniería emocional

Antes de pensar en fechas, en planos, en formatos o en speakers, hay una pregunta que conviene hacerse en voz baja: ¿qué queremos que sienta el público cuando se marche?

En Ratatouille hay una escena inolvidable que explica esto de manera prodigiosa. El crítico Anton Ego prueba un bocado y, sin previo aviso, viaja emocionalmente a su infancia. No hay discurso, ni fuegos artificiales. Sólo un instante que lo cambia todo. Un evento bien diseñado debería aspirar a eso, a provocar una emoción que permanezca, incluso cuando ya no suena la música.

Cuando nos enfrentamos a la organización de un evento tenemos que tener muy claro que la respuestas a esa cuestión deben ser el pistoletazo de salida. En el momento en el que seamos capaces de definir el objetivo emocional, la sensación que queremos dejar en el cuerpo del público, incluso cuando ya no suena la música, habremos empezado a caminar.

Sin perder de vista el porqué

Si el objetivo emocional está claro, todo lo demás se alinea. El storytelling, el ritmo, los estímulos sensoriales, incluso el tono del personal que recibe al público. Cada decisión cuenta porque cada detalle suma o resta a lo que se quiere provocar.

Hay eventos que buscan celebrar, otros conmover, otros convencer, otros activar. Lo importante es tener claro el para qué emocional desde el principio y construir hacia allí. Cuando ese eje está definido, el evento dejará de ser un conjunto de acciones, se convertirá en una experiencia con dirección.

Tres actos, un mismo pulso

Un evento con intención emocional no se improvisa. Se escribe como una representación en tres actos: preproducción, producción y postproducción. Cada fase tiene su propósito y su carga emocional específica.

En la preproducción se traza el plano, se definen los objetivos, se perfila el público, se construye el relato y se diseñan los elementos sensoriales. Se organizan tareas, se asignan roles, se calculan tiempos y presupuestos, sin olvidar un margen para lo inesperado.

La producción es la ejecución, pero también es escucha. Además de cumplir el plan hay que detectar lo que ocurre en tiempo real y ajustar si algo se desvía del tono emocional previsto. Ahí entra la empatía operativa: entender qué está sintiendo el público en cada momento para actuar en consecuencia.

La postproducción es cierre, también lectura. No se trata de recoger, también hay que interpretar lo que ha pasado, medirlo, documentarlo y extraer valor para el futuro. Un evento que se piensa con mirada emocional también se analiza con la misma sensibilidad.

Equipos que sepan lo que hacen

Diseñar una experiencia emocional requiere equipos que sepan lo que hacen y que entiendan por qué lo hacen. Nuestro equipo tiene un truco para alcanzar esta unidad. Trabaja con paneles de control, metodologías adaptativas y cronogramas compartidos que alinean a todos los perfiles desde el propósito emocional.

Las cosas tienen que ser así. Cuando cada rol entiende cuál es su función narrativa, la coordinación fluye. La empatía es una cualidad interpersonal que a la hora de organizar un evento se convierte en una herramienta de gestión que permite tomar decisiones que marcan la diferencia.

Una ovación final puede parecer suficiente. A los thankiunitas nos encanta la gratitud, trabajamos con ella como eje central de nuestro día a día. Los aplausos son una recompensa, una satisfacción, qué duda cabe, pero hay que escucharlos con atención, tirando de medición emocional, aquella que va más allá de los indicadores clásicos.

En Thankium, cuando elaboramos un evento, diseñamos también encuestas con preguntas abiertas, analizamos el comportamiento del usuario durante el evento, recogemos testimonios en caliente y en frío. Cuando tenemos todos los datos, los valoramos en función de la intención con la que fue creado el evento. Sabemos que los KPI emocionales no sustituyen al ROI, lo complementan; pero lo que no se mide, no mejora y lo que no se siente, no se recuerda.

Diseñar con dirección

Hay eventos que cumplen y hay eventos que se quedan. La diferencia no radica en el presupuesto ni en el despliegue técnico, la diferencia está en cómo se piensan. Empezar por el porqué emocional no es una moda ni una tendencia, sin duda, es una forma de entender el impacto. Puede que nos repitamos mucho, pero es que no hay otro modo.

Una emoción clara que guíe cada gesto, cada silencio, cada detalle que no se ve. Como esa cucharada de Ratatouille que lo cambia todo sin avisar. Cuando el porqué emocional está claro, la experiencia no se apaga con las luces. Se queda. Pulula. Y, con suerte, hace que alguien vuelva a casa sintiendo algo que no sabía que necesitaba