Diseño de la herramienta online de inscripción y gestión de candidaturas de la Fundación Botín

BRIEFING

Cada año la Fundación Botín lanza su Programa para el Fortalecimiento de la Función Pública en América Latina para estudiantes de América del Sur.

La fundación contaba desde 2009 con una herramienta online que permitía a los candidatos completar el proceso de solicitud, y consideraron que era el momento perfecto para continuar con su transformación digital y evolucionarla para mejorar el servicio que ofrecía a sus usuarios.

El objetivo era conseguir una herramienta más intuitiva, fácil de utilizar, y que aligerara los procesos de recogida y tratamiento de la información recibida por parte de los solicitantes.

¿QUÉ PENSAMOS?

Tanto para entender la herramienta a fondo como para dar con la solución que mejor optimizase y facilitase el trabajo de la Fundación Botín, era de vital importancia hacer partícipe al cliente e involucrarlo en el equipo de trabajo. Esto no sólo nos ayuda a comprender mejor sus procesos sino que también nos ayuda a ponernos en el piel de los usuarios.

La forma de abordar el problema y su solución que se planteó desde Thankium fue realizar un workshop con ejercicios basados en procesos y herramientas de Design Thinking e innovación de producto.

DESIGN THINKING FUNDACIÓN BOTÍN

El Design Thinking es un proceso mediante el cual se buscan nuevas maneras de encontrar soluciones creativas a las diferentes necesidades de un proyecto. Siempre teniendo como eje al usuario final.

Consta de 5 fases distintas:

• Planificación e investigación: Se define conceptualmente el producto en base a la investigación de la audiencia objetiva (necesidades, motivaciones, características, hábitos, modelo mental, actividades…) y al análisis competitivo (qué otros productos existen con audiencias y funciones similares).
  
• Diseño y prototipado: Se toman decisiones de diseño partiendo de su dimensión más general (arquitectura de información y diseño de interacción) hasta su dimensión más específica (diseño gráfico en detalle y micro-interacciones). Estas decisiones se documentan y se prototipan con objetivos de evaluación.
• Testeo y evaluación: Aquellas decisiones de diseño y procesos críticos del producto se ponen a prueba mediante métodos de evaluación que pueden involucrar a usuarios.
• Implementación: Una vez el diseño ha alcanzado el nivel requerido
de calidad, se procede a su implementación 
o puesta en producción.
• Monitorización: Una vez lanzado el producto se estudia el uso que de él hacen los usuarios, con el fin de identificar oportunidades de mejora.

Al tratarse de un método iterativo, se pueden y se deben repetir fases del trabajo para perfeccionar el resultado y llegar a la mejor solución.

DESARROLLO TECNOLÓGICO

Una de las partes más delicadas de todo el proceso de implementación era el desarrollo tecnológico ya que de ello dependía el correcto funcionamiento de todo el producto. Utilizamos Java para el back-end del sistema y jquery/HTML para la parte front-end.

DISEÑO UX/UI FUNDACIÓN BOTÍN

Un proyecto integral en el que desde Thankium participamos en todas las fases del proceso desde la toma de requisitos hasta la implementación con el desarrollo del producto final.

Entre las mejoras que introdujimos en la plataforma se encuentra la sintetización de las preguntas de los diferentes niveles de formularios y la reorganización del contenido para su mejor comprensión en la navegación. También simplificamos la gestión de información, manteniendo dentro de la herramienta los procesos posteriores a la solicitud, que son la selección, revisión y gestión de las candidaturas.

Integramos los procesos con otros sistemas y los adecuamos a la medida de sus procesos de trabajo, mejorando sus dashboards y tablas de información.

También realizamos estudios de contraste y legibilidad para la elección de colores y disposiciones. Se añadieron diseños para los empty states y se rehizo el UX copywriting para botones y funciones de cara a ayudar al usuario durante todo el proceso de solicitud. Tecnologías usadas: Java, HTML y CSS.

El resultado fue una herramienta cuya interfaz era más amable, limpia e intuitiva que facilitaba y simplificaba el proceso de solicitud del usuario.